Phân hệ mua hàng trong phần mềm kế toán Mina là một phần quan trọng giúp quản lý và ghi nhận các hoạt động mua hàng và chi phí liên quan của một tổ chức. Phân hệ này cung cấp các công cụ và chức năng để tạo, quản lý và theo dõi các đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, thanh toán và chi phí mua hàng để tạo ra sự minh bạch về tình hình mua hàng và chi phí của tổ chức.
Dưới đây là mô tả chi tiết về các tính năng của phân hệ mua hàng trong phần mềm kế toán Mina:
- Quản lý đơn đặt hàng: Phân hệ này cho phép người dùng tạo và quản lý thông tin về các đơn đặt hàng từ nhà cung cấp. Người dùng có thể ghi nhận thông tin về nhà cung cấp, sản phẩm/dịch vụ được đặt hàng, số lượng, giá, ngày giao hàng dự kiến và các thông tin khác liên quan. Điều này giúp theo dõi quá trình thực hiện đơn đặt hàng và chuẩn bị cho quá trình nhận hàng và thanh toán.
- Tạo và quản lý hóa đơn mua hàng: Phân hệ cho phép người dùng tạo và quản lý hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp. Người dùng có thể tạo hóa đơn từ các đơn đặt hàng đã được ghi nhận hoặc tạo hóa đơn trực tiếp. Hóa đơn mua hàng chứa thông tin về sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế và các chi tiết thanh toán. Phần mềm Mina tự động tính toán tổng giá trị hóa đơn và cung cấp mã hóa đơn duy nhất để theo dõi.
- Quản lý thanh toán: Phân hệ này cho phép người dùng ghi nhận và quản lý các thanh toán cho nhà cung cấp. Người dùng có thể ghi nhận các hình thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng/viện, v.v. Phần mềm Mina cung cấp khả năng ghi nhận các thông tin về số tiền, ngày thanh toán và phương thức thanh toán tương ứng. Điều này giúp theo dõi các khoản thanh toán và cập nhật tình hình công nợ nhà cung cấp.
- Quản lý chi phí mua hàng: Phân hệ này trong phần mềm kế toán Mina cung cấp các công cụ để quản lý và ghi nhận các chi phí mua hàng liên quan đến quá trình mua sắm của tổ chức. Người dùng có thể ghi nhận các chi phí như phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, phí bảo hiểm, chi phí kiểm tra chất lượng, v.v. Từ đó, hệ thống tự động tính toán tổng chi phí mua hàng và cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình chi phí.
- Báo cáo đơn đặt hàng: Báo cáo này liệt kê các đơn đặt hàng đã được tạo trong một khoảng thời gian cụ thể. Người dùng có thể xem thông tin về nhà cung cấp, sản phẩm/dịch vụ được đặt hàng, số lượng, giá, ngày giao hàng dự kiến và trạng thái của mỗi đơn đặt hàng. Báo cáo này giúp theo dõi quá trình đặt hàng, kiểm tra tình trạng giao hàng và đảm bảo rằng các đơn hàng được xử lý đúng thời gian.
- Báo cáo hóa đơn mua hàng: Báo cáo này liệt kê các hóa đơn mua hàng đã được tạo trong một khoảng thời gian. Người dùng có thể xem thông tin chi tiết về từng hóa đơn, bao gồm thông tin về nhà cung cấp, sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế và tổng giá trị. Báo cáo này giúp kiểm tra và xác nhận thông tin hóa đơn, đối chiếu với đơn đặt hàng và đảm bảo tính chính xác trong quá trình thanh toán và ghi nhận chi phí.
- Báo cáo công nợ nhà cung cấp: Báo cáo này liệt kê các khoản công nợ của nhà cung cấp đối với tổ chức. Người dùng có thể xem tổng số tiền nợ, số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ và thời gian nợ. Báo cáo này giúp quản lý tình hình công nợ, đảm bảo tiến độ thanh toán đúng hẹn và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
- Báo cáo chi phí mua hàng: Báo cáo này tổng hợp và phân tích chi tiết về các chi phí mua hàng đã được ghi nhận trong một khoảng thời gian. Người dùng có thể xem tổng chi phí, chi phí theo nhà cung cấp, chi phí theo danh mục hàng hóa hoặc chi phí theo loại chi phí. Báo cáo này giúp người dùng đánh giá và phân tích chi phí mua hàng, tìm kiếm các cơ hội tiết kiệm chi phí, và đưa ra quyết định kinh doanh có căn cứ về dữ liệu chính xác.